Sistem ini dirancang khusus untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen dalam format digital secara efisien, aman, dan mudah ditelusuri. Kehadiran Arsip📃Digital menggantikan arsip kertas fisik guna menghemat ruang penyimpanan, mempercepat layanan administrasi, serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan dokumen.

Arsip📃Digital mulai beroperasi sejak 1 Januari 2026 dan dilengkapi dengan berbagai fitur untuk memastikan keaslian dokumen serta memudahkan proses verifikasi surat-surat resmi yang diterbitkan oleh SD Negeri 2 Bokat. Sistem ini mencakup manajemen dokumen terpusat, pencarian cepat, kategorisasi fleksibel, kontrol akses pengguna, serta fitur keamanan seperti autentikasi dan pencadangan data. Selain itu, Arsip📃Digital selain terintegrasi dengan aplikasi SiLALah SDN 2 BOKAT (Sistem Layanan Administrasi Sekolah), juga memanfaatkan teknologi modern seperti OCR dan AI untuk mendukung proses digitalisasi dokumen secara otomatis.

PASAL 1 | Ketentuan Umum

1. Arsip📃Digital adalah Sistem Otentikasi Dokumen Digital resmi milik SD Negeri 2 Bokat / SD Pembina Kab. Buol.
2. Sistem ini digunakan untuk menyimpan, mengelola, mengakses, dan memverifikasi dokumen sekolah dalam format digital secara efisien, aman, dan akuntabel.
3. Dengan mengakses dan menggunakan Arsip📃Digital, pengguna dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan dalam dokumen ini.

PASAL 2 | Tujuan Penggunaan

1. Arsip📃Digital bertujuan menggantikan arsip kertas fisik untuk menghemat ruang penyimpanan dan meningkatkan efisiensi layanan administrasi.
2. Sistem ini mendukung transparansi, akuntabilitas, serta keaslian dokumen yang diterbitkan oleh SD Negeri 2 Bokat.
3. Arsip📃Digital terintegrasi dengan aplikasi SiLALah SDN 2 BOKAT (Sistem Layanan Administrasi Sekolah) untuk mendukung layanan administrasi yang terpadu.

PASAL 3 | Hak dan Kewajiban Pengguna

1. Pengguna berhak mengakses layanan Arsip📃Digital sesuai dengan tingkat kewenangan yang diberikan.
2. Pengguna wajib menggunakan sistem secara bertanggung jawab dan hanya untuk kepentingan yang sah dan berkaitan dengan administrasi sekolah.
3. Pengguna bertanggung jawab menjaga kerahasiaan akun, kata sandi, dan data akses yang dimiliki.
4. Pengguna dilarang memalsukan, mengubah tanpa izin, menyalahgunakan, atau mendistribusikan dokumen digital untuk tujuan yang melanggar hukum atau kebijakan sekolah.

PASAL 4 | Keaslian dan Keamanan Dokumen

1. Dokumen yang diterbitkan dan diverifikasi melalui Arsip📃Digital merupakan dokumen resmi yang dikelola oleh SD Negeri 2 Bokat.
2. Sistem ini dilengkapi dengan mekanisme autentikasi, pencadangan data (backup), serta pengamanan akses guna menjaga integritas dan keaslian dokumen.
3. Arsip📃Digital memanfaatkan teknologi modern seperti OCR dan AI untuk mendukung proses digitalisasi dokumen secara otomatis.

PASAL 5 | Pengelolaan dan Pembatasan Layanan

1. SD Negeri 2 Bokat berhak melakukan pengelolaan, pemeliharaan, pembaruan, dan pengembangan sistem Arsip📃Digital.
2. Sekolah berhak membatasi atau menghentikan sementara akses pengguna apabila diperlukan demi keamanan sistem atau pemeliharaan layanan.
3. Sekolah berhak mengambil tindakan terhadap pengguna yang terbukti melanggar ketentuan ini sesuai dengan kebijakan internal dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

PASAL 6 | Penutup

1. Ketentuan Pengguna ini mulai berlaku sejak Arsip📃Digital dioperasikan, yaitu 1 Januari 2026.
2. Ketentuan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan sistem.
3. Dengan tetap menggunakan Arsip📃Digital, pengguna menyatakan persetujuan penuh terhadap seluruh ketentuan yang tercantum dalam dokumen ini.

SD Negeri 2 Bokat / SD Pembina Kab. Buol menghormati dan melindungi hak privasi setiap individu sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP). Kebijakan Privasi ini menjelaskan komitmen sekolah dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melindungi Data Pribadi pengguna melalui Arsip📃Digital, Sistem Otentikasi Dokumen Digital resmi milik sekolah.

PASAL 1 | Definisi dan Ruang Lingkup

1. Data Pribadi adalah setiap data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasikan dengan informasi lain, sebagaimana dimaksud dalam UU PDP.
2. Subjek Data adalah setiap orang perseorangan yang Data Pribadinya diproses dalam Arsip📃Digital.
3. Pengendali Data Pribadi adalah SD Negeri 2 Bokat / SD Pembina Kab. Buol.
4. Kebijakan ini berlaku bagi seluruh pengguna Arsip📃Digital, termasuk pengguna internal dan pihak eksternal yang melakukan verifikasi dokumen.

PASAL 2 | Prinsip Perlindungan Data Pribadi
Pengelolaan Data Pribadi dalam Arsip📃Digital dilaksanakan berdasarkan prinsip:

1. Pelindungan dan penghormatan terhadap hak privasi Subjek Data;
Pemrosesan Data Pribadi secara sah, terbatas, dan spesifik; Keakuratan, keamanan, dan kerahasiaan data; Akuntabilitas dan tanggung jawab Pengendali Data; Pemrosesan sesuai tujuan yang telah ditetapkan.

PASAL 3 | Jenis Data Pribadi yang Diproses

1. Data identitas pengguna, seperti nama dan informasi akun.
2. Data administrasi dan dokumen digital yang berkaitan dengan layanan sekolah.
3. Data teknis, meliputi riwayat akses, log aktivitas, dan informasi keamanan sistem.
4. Data yang dihasilkan dari proses digitalisasi dokumen menggunakan teknologi OCR dan AI, terbatas pada kebutuhan administrasi dan arsip.

PASAL 4 | Tujuan Pemrosesan Data Pribadi
Data Pribadi diproses untuk:

1. Pengelolaan, penyimpanan, dan verifikasi dokumen resmi sekolah;
2. Menjamin keaslian, integritas, dan validitas dokumen digital;
3. Pelaksanaan layanan administrasi sekolah yang terintegrasi dengan aplikasi SiLALah SDN 2 BOKAT (Sistem Layanan Administrasi Sekolah);
4. Pemeliharaan, pengamanan, dan pengembangan sistem Arsip📃Digital.

PASAL 5 | Dasar Hukum Pemrosesan
Pemrosesan Data Pribadi dilakukan berdasarkan:

1. Pelaksanaan tugas dan kewenangan SD Negeri 2 Bokat sebagai institusi pendidikan negeri;
2. Persetujuan Subjek Data, sepanjang dipersyaratkan oleh peraturan perundang-undangan;
3. Kewajiban hukum yang melekat pada pengelolaan arsip dan administrasi sekolah.

PASAL 6 | Keamanan dan Perlindungan Data Pribadi

1. Arsip📃Digital menerapkan langkah pengamanan teknis dan organisasi, termasuk autentikasi, kontrol akses, enkripsi terbatas, serta pencadangan data secara berkala.
2. Akses terhadap Data Pribadi dibatasi hanya kepada pihak yang berwenang sesuai tugas dan tanggung jawabnya.
3. Sekolah melakukan upaya pencegahan terhadap akses tidak sah, kebocoran, atau penyalahgunaan data.

PASAL 7 | Hak Subjek Data
Sesuai UU PDP, Subjek Data berhak:

1. Mendapatkan informasi mengenai kejelasan identitas, dasar kepentingan hukum, dan tujuan pemrosesan Data Pribadi;
2. Mengakses dan memperoleh salinan Data Pribadi miliknya;
3. Meminta perbaikan atau pembaruan Data Pribadi yang tidak akurat;
4. Mengajukan keberatan atas pemrosesan Data Pribadi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
5. Mengajukan pengaduan kepada pihak sekolah apabila terjadi dugaan pelanggaran perlindungan data.

PASAL 8 | Penyimpanan dan Penghapusan Data

1. Data Pribadi disimpan selama diperlukan untuk tujuan administrasi, arsip, dan kewajiban hukum sekolah.
2. Penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi dilakukan sesuai jadwal retensi arsip dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

PASAL 9 | Perubahan Kebijakan Privasi

1. Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui sesuai dengan perkembangan sistem, kebijakan sekolah, dan peraturan perundang-undangan.
2. Setiap perubahan akan diumumkan melalui Arsip📃Digital atau media resmi sekolah.
3. Dengan terus menggunakan layanan Arsip📃Digital, pengguna dianggap menyetujui Kebijakan Privasi yang berlaku.

Untuk pertanyaan, pengaduan, atau permintaan terkait ketentuan dan kebijakan layanan Arsip📃Digital, Anda dapat menghubungi:
SD NEGERI 2 BOKAT/ SD PEMBINA KAB. BUOL